Ausschreibung und Vergabe – Strategische Beschaffung von FM-Dienstleistungen
Sie wollen zukünftig im Rahmen der Immobilienbewirtschaftung an den Kosten sparen, nicht jedoch an den Qualitäten? Wir bieten Ihnen ein strukturiertes und wissenschaftlich fundiertes sowie in vielen Praxisprojekten erprobtes Vorgehensmodell für die strategische Beschaffung von Immobilienbetriebsleistungen/FM-Services im Kaufmännischen, Technischen und Infrastrukturellen FM.
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Beschaffungsphase |
Teilfunktionen innerhalb der Phase |
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Bedarfsentstehung |
Bedarfsentstehung; Bedarf analysieren (bspw. Standorte, Services, Qualitäten, Quantitäten, etc.); Massen erheben und plausibilisieren; Bedarfsprüfung und –festlegung; Auftragswert schätzen und Potenziale ermitteln |
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Beschaffungsmarktforschung |
Marktanalyse und –beobachtung; Trends in Bezug auf die Vergabe analysieren und bewerten; Kommunikation; Beschaffungsrisiken identifizieren |
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Beschaffungsvergabe |
Beschaffungsstrategie festlegen; Vergabe- und Online-Plattform vorbereiten; Vergabeunterlagen erstellen (Leistungsverzeichnis, SLA´s, Kalkulationssheets, Zuschlagskriterien, etc.); Vertrag und Incentive System erstellen; Qualifizierte Bieterliste erstellen (supplier list); Request for Information und Auswertung; Request for Proposal; Bieterfragen beantworten und Objekte begehen; Angebote auswerten und Preis- sowie Qualitätsspiegel erarbeiten; Verhandlungen durchführen und dokumentieren; Bieterkompass erstellen und Vergabeempfehlung aussprechen; Vertragsurkunde ausfertigen; Verfahren abschließen und Dokumentation finalisieren; Implementierung und formale Objektübergabe begleiten |
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Beschaffungsabwicklung |
Bestellungen abwickeln; Eigenschaften anpassen; Rechnungen abwickeln; Lieferantenbeziehungen managen und bewerten |
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Beschaffungskontrolle |
FM-Controlling und FM-Audit; Lieferantenbeziehung beenden |
Ob dezentrales Immobilienportfolio oder einzelne Standorte, ob Einzel- oder Systemvergabe. Wir stehen an Ihrer Seite und begleiten mit unserem Know-how und unseren Erfahrungen den gesamten Vergabeprozess: Von den ersten konzeptionellen Überlegungen, über die Formulierung und Identifikation der Optimierungspotenziale, der Erstellung der Ausschreibungs-unterlagen und Begleitung des gesamten Ausschreibungsprozesses bis in die Implementierung. Mit unserem spezifischen Instrumenten im Bereich des FM-Controllings und des FM-Audits sind wir in der Lage, genaue und belastbare Daten über den Status quo der Leistungserbringung im Abgleich mit dem zugrundeliegenden Leistungsverzeichnis/-programm zu erstellen. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir eine passgenaue Strategie und identifizieren über Vergleichswerte Möglichkeiten, die Betriebskosten nachhaltig zu senken.
Unsere Produkte im Geschäftsfeld in der Übersicht
